Im privaten Leben nutzen in der Schweiz nach Schätzungen der Neuen Zürcher Zeitung rund sechs Millionen Menschen der acht Millionen Einwohner den Nachrichtendienst Whatsapp. In Deutschland und Österreich werden die Werte wohl ähnlich hoch sein. Diese Art der Kommunikation ist so selbstverständlich, dass immer mehr auch Unternehmen mit ihren Mitarbeitern und Kunden über Whatsapp kommunizieren möchten: Bildnachrichten einer zu reparierenden Stelle, Details zu einem gebuchten Flug oder auch Direktwerbung.

Der bekannte Nachrichtendienst erlaubt die betriebliche Nutzung explizit und bietet für KMU eine Business-Version und für Grossunternehmen eine Schnittstelle (API) an. Die Liste der Vorteil ist lang: unkompliziert, direkt, kürzere Entscheidungswege, kostengünstiger Kundenservice, etc. – was will man noch mehr? Doch seit 2017 verbieten immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern Whatsapp zu benutzen, denn im Geltungsbereich der EU-Datenschutzgrundverordnung gilt, dass personenbezogene Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person weder erhoben noch verarbeitet werden dürfen. Die drohenden Bussen in der Höhe von mehreren Millionen Euro, will sich keine Firma leisten.

Das Problem liegt in der Betriebsweise des Nachrichtendienstes. Er liest regelmässig die Adressbücher seiner Nutzer aus, um diese mit seiner Datenbank abzugleichen. So kann er Kontakte, die neu den Dienst nutzen anzeigen. Nur eine Einwilligung haben die nie gegeben. Ergo handelt es sich um einen Verstoss gegen die Datenschutzgrundverordnung, welche auch für Unternehmen gilt, die nur einen einzigen Kontakt in der EU haben. Wenn es sich entweder um ein Diensttelefon handelt oder um ein privates, auf dem mit Einwiligung der Firma Geschäftskontakte gespeichert sind, haftet die Firma. Wenn die Mitarbeiter ihr eigenes Gerät im Geschäft nutzen, darf keine Synchronisation mit den Datenverarbeitungssystemen stattfinden. So verarbeitet der Mitarbeiter ohne Erlaubnis des Arbeitgebers personenbezogene Daten und ist dann selber für mögliche Gesetzesverstösse haftbar.

Möchte man den Nachrichtendienst datenschutzkonform nutzen, müsste man zwei getrennte Adressbücher haben, ein internes, indem sich ausschliesslich Personen befinden, die nachweislich der Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten an Whatsapp zugestimmt haben. Die Neue Zürcher Zeitung schrieb dazu: “Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz eines DSGVO-konformen Messengers im Unternehmen. Der Nachteil dieser Lösung ist allerdings, dass solche Messenger bis zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht weit verbreitet sind und damit im Kontakt zu Kunden kaum einsetzbar sind.”

Und die Lösung? Sie entspricht der Quadratur des Kreises und ist etwa so einfach wie die Browserintegration von CAcert in den nächsten 12 Monaten. Trotzdem lohnt es sich, sich gerade im Jahr 2026 damit zu beschäftigen, wie man in seiner Firma mit personenbezogenen Daten umgeht. Die ersten Unternehmen, die praktikable und einfach umsetzbare Lösungen finden können sich so einen Wettbewerbsvorteil erarbeiten, denn “Sicherheit ist nicht alles, aber ohne Sicherheit ist alles nichts.” (Schopenhauer)

Mit der Datenschutzgrundverordnung konforn ist der Versand verschlüsselter und signierter e-Mails. Mit der Organisations-Assurance bietet CAcert für Firmen eine einfach und praktisch umsetzbare Lösung an. Der systematische Versand digitale signierter e-Mails bietet den Kunden die Möglichkeit, die Nachrichten klar von Spam und Phishing zu unterscheiden. Die Verschlüsselung interner e-Mails erhöht die Sicherheit und ist technisch einfach umzusetzen, indem die IT-Abteilung die entsprechenden Zertifikate ausrollt.

Quelle: NZZ, 31.12.2018